Le Core HR idéal existe-t-il ? Pas réellement, puisque les besoins diffèrent d’une entreprise à l’autre : pour toute organisation ayant des sites décentralisés, le meilleur Core HR reste celui qui sera le plus adapté à ses spécificités sectorielles, opérationnelles et même culturelles. Pourtant, il est possible de déterminer un « tronc commun » des caractéristiques aujourd’hui attendues par les DRH et les organisations en quête de pragmatisme et de performance.
La souplesse du système pour une harmonisation efficace des processus RH
Le Core HR répond au besoin des groupes multi-entités ou internationaux souhaitant partager les processus, les données et les référentiels nécessaires à une gestion globale des RH.
Même si l’analytique RH est une dimension appelée à prendre de plus en plus d’importance dans le Core HR, rappelons que l’objectif premier de l’outil est de stocker des données RH afin d’automatiser et d’harmoniser les processus RH.
L’unicité des processus permet en effet un pilotage global de la gestion des ressources humaines et simplifie la tâche du service RH. Les données RH pertinentes pour le groupe seront les mêmes partout et alimentées de la même manière partout, ce qui va permettre de procéder à des reporting RH globaux et favorisera une culture RH commune.
Les collaborateurs suivront ainsi les mêmes processus quel que soit le site ou la société du groupe dans lequel ils se trouvent. Concrètement, cela leur permettra de demander un acompte ou d’obtenir une attestation selon la même logique. Ils vivront ainsi leur rapport aux relations RH de la même façon. Ceci est valable pour les groupes français dotés de plusieurs sites ou comportant plusieurs sociétés différentes, mais aussi bien sûr pour les groupes internationaux.
La souplesse de l’outil permettra de répondre à cet enjeu, tout en autorisant à certaines entités l’ajout d’informations complémentaires sans polluer le cœur du dispositif pour les entités non concernées.
On peut, à titre d’exemple, avoir au sein d’un même groupe des sociétés disposant de conventions collectives différentes, ou exigeant des certifications particulières pour leurs salariés. Un Core HR souple va donc répondre à l’ensemble des contraintes du groupe tout en prévoyant, en fonction des besoins, des éléments spécifiques pour ces entités – par exemple, l’obligation du permis de conduire pour tous les salariés – sans que les autres entités n’aient à renseigner cet élément, ni même à le voir.
La fiabilité des données RH pour la pertinence des analyses
Les erreurs de données RH engendrent des erreurs de décision, mais aussi une perte de temps et de l’insatisfaction chez les collaborateurs qui en subissent les conséquences. De plus, la crédibilité des équipes RH peut s’en trouver fortement diminuée.
Qu’elle soit saisie par les services RH ou par le collaborateur via le self-service ou un formulaire de onboarding, la donnée doit être exacte et fiable pour être analysée avec pertinence.
Pour répondre à cet enjeu, il est nécessaire de disposer d’un outil offrant suffisamment de contrôle lors de la saisie pour assurer la fiabilité de la base de données.
On peut distinguer deux niveaux de contrôle :
Un contrôle au niveau des données personnelles
Celui-ci doit permettre de garantir l’exactitude des données (exemple : contrôle du RIB ou du numéro de sécurité sociale), la cohérence d’une donnée vis-à-vis des autres éléments saisis (exemple : civilité, commune de naissance cohérente avec le numéro de sécurité sociale).
Un contrôle au niveau des données contractuelles
Ce contrôle est indispensable pour apporter la fiabilité nécessaire aux analyses RH touchant aux rémunérations, à la mobilité, etc. Le contrôle des données contractuelles doit permettre de saisir les données dans une logique d’héritage par rapport au référentiel emploi. A partir d’un référentiel emploi complet, nous pourrons, par héritage, compléter les données contractuelles du collaborateur ou exploiter ces éléments pour générer des alertes
La fiabilité des données compilées via le core HR permet à la fonction RH de participer à la stratégie de l’entreprise : grâce à une vision juste des talents et des compétences, elle peut procéder à des analyses RH qui prennent en compte tous les aspects de la force de travail à gérer.
L’accessibilité et l’intuitivité pour optimiser l’expérience RH des collaborateurs
L’accessibilité à l’information de la solution Core HR est un élément clé d’efficacité pour les équipes RH et de satisfaction pour les collaborateurs. Une bonne solution Core HR doit aussi être inclusive, et de fait n’exclure aucune catégorie ou génération de salariés. Son ergonomie doit donc être aussi intuitive que possible, pour une prise en main et une appropriation faciles.
Par ailleurs, si tous les salariés ne disposent pas forcément d’un ordinateur chez eux, le taux d’équipement de la population en smartphones laisse supposer que la quasi-totalité des salariés en possède un. Il est donc essentiel que la solution Core HR soit conçue en « responsive design », autrement dit qu’elle soit accessible via tous les types d’appareils et avant tout les smartphones.
L’accessibilité et l’intuitivité de la solution Core HR fluidifient les actions RH du collaborateur, les rendent plus faciles et plus agréables. Son expérience RH est ainsi optimisée lorsqu’il veut :
- Modifier ses données personnelles
- Avoir un récapitulatif de ses données contractuelles
- Consulter l’historique de son vécu dans l’entreprise (date d’entrée, des demandes faites à son employeur, des dernières formations dont il a bénéficié…)
- Accéder à des attestations (pour un prêt bancaire, une mutuelle…)
- Procéder à une demande d’acompte ou d’avance
- etc.
Par ailleurs, une récupération facilitée des informations le concernant aide le collaborateur à avoir une vision claire de son parcours en temps réel. À titre d’exemple, un salarié qui peut, avant son entretien d’évaluation, consulter son historique pour savoir précisément quand il a été augmenté ou quand il a effectué une demande de formation se sentira mieux préparé pour ce rendez-vous.
En résumé, si l’on se place du point de vue du collaborateur, un Core HR qui recueille toutes les informations avec exactitude et apporte plus de transparence lui permettra de suivre son évolution au sein de l’entreprise avec la même précision que les services RH. Un atout indéniable à l’heure où l’on incite les collaborateurs, par exemple avec le CPF, à être pleinement acteurs de leur parcours RH.
Souplesse, fiabilité et accessibilité sont les caractéristiques attendues d’un Core HR parce qu‘elles servent les intérêts des services RH, mais aussi l’expérience RH des collaborateurs. N’oublions pas, par ailleurs, que le matériau premier du Core HR, à savoir la donnée RH, est de nature hautement sensible. Au-delà de répondre aux normes RGPD actuelles, un bon Core HR doit donc aussi offrir une traçabilité du traitement de la donnée : un gage de transparence, mais aussi un facteur clé de confiance entre l’employeur et le salarié.
