Déléguer à un prestataire la gestion de sa paie et de ses déclaratifs, en partie ou totalement, présente plusieurs avantages pour l’entreprise. Les impacts positifs concernent aussi bien la performance opérationnelle du service RH que l’expérience RH collaborateur.
La fin des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée
Saisie de données, contrôles, génération du bulletin de paie, gestion des déclaratifs… Les gestionnaires de paie consacrent une large partie de leur temps à des activités administratives. Externalisation est donc synonyme de gain de temps, qui pourra être consacré à des tâches plus stratégiques, comme des reporting précis et des analyses fines basées sur le croisement de plusieurs indicateurs – par exemple, la distribution d’une prime et le nombre d’arrêts maladie avant et après son versement.
En consacrant moins de temps et d’énergie au processus de paie, les RH apportent leur pierre à une meilleure répartition de la masse salariale, basée sur les éléments de rémunération les plus impactants en termes d’expérience RH collaborateur.
Une meilleure maîtrise des aléas, avec le « managed services » temporaire
Le service paie n’est jamais à l’abri d’imprévus, comme l’absence d’un gestionnaire qui peut totalement désorganiser l’activité – au risque de ne pouvoir générer la paie en temps et en heure, ce qui est inconcevable pour les salariés. Le recours à une solution de « managed services » temporaire, permet donc de faire face à la situation. Le prestataire externe dédié assure la continuité pour assurer un processus de paie fluide. Dès la fin de la vacance du poste, il s’efface pour passer le relais au service paie.
Les périodes de forte activité ou de grand bouleversement réglementaire justifient aussi le recours à des ressources supplémentaires. La pandémie de Covid-19 est emblématique, avec la mise en place massive de mesures ad hoc (activité partielle, arrêt maladie, quarantaine) et de mesures légales à intégrer très rapidement, comme la dérogation à la durée maximale du travail dans certains secteurs.
La garantie d’une paie 100 % conforme, grâce à l’externalisation en continu
La nécessité de conformité est l’une des principales raisons qui incite des entreprises à externaliser. La complexité de l’environnement réglementaire et ses fréquentes évolutions peuvent donner des sueurs froides au service RH. En mode « managed services », les professionnels des ressources humaines vont s’appuyer sur des expertises parfaitement à jour. Lorsque l’activité principale du prestataire de service consiste à assurer la conformité des opérations de clients très hétérogènes, il se doit d’être au fait de toute nouvelle réglementation, locale ou internationale.
Un prestataire bien structuré et bien organisé va donc apporter la garantie contractuelle de voir la paie produite, les virements bancaires effectués et les déclaratifs réalisés.
Les trois leviers d’efficacité du « managed services »
La plus-value des prestataires, qui placent la réactivité, la souplesse et le « sur mesure » au cœur de leur approche, recouvre plusieurs dimensions.
• Une garantie de conformité légale et conventionnelle
En assurant une veille quotidienne, le prestataire prend en charge l’interprétation exacte des textes et l’application des nouveaux calculs. L’appui sur une expertise juridique sans faille évite tout risque de contentieux avec les salariés ou l’administration.
• Une performance opérationnelle démultipliée
Confronté au quotidien à des problématiques très diverses, pour ses différents clients, un prestataire de paie identifie plus facilement – et rapidement – les possibles sources d’erreurs, aux conséquences lourdes en termes de régularisation a posteriori. Grâce à son service juridique, il va être informé en amont des changements légaux et réglementaires, et donc anticiper les adaptations nécessaires. Proactif, il va aussi mettre en place des systèmes d’alerte, par exemple pour avertir le client si le seuil d’heures supplémentaires est atteint.
• Une expérience RH collaborateur améliorée
On le voit, recourir à du « managed services » apporte de la sérénité aux services RH. In fine, c’est aussi l’ensemble des salariés qui va en bénéficier. A l’image des trains à l’heure qui ne feront jamais l’actualité, une paie juste délivrée en temps et en heure ne se remarque pas. En revanche, le moindre grain de sable peut devenir une source d’insatisfaction et de conflit, tout en affectant la crédibilité du service RH et l’image de l’employeur. De quoi saper durablement la confiance entre le salarié et son entreprise.
C’est aussi avec des services additionnels que le prestataire va pouvoir contribuer à une expérience RH collaborateur de qualité. Par exemple, une communication pédagogique et claire – sur le détail du bulletin de paie, ou une évolution règlementaire qui impacte la rémunération – fait partie des dispositifs d’accompagnement qui contribuent à la plus-value des « managed services ».
Déchargé, ponctuellement ou durablement, de contraintes administratives et règlementaires, le service RH va pouvoir contribuer plus nettement aux orientations stratégiques. Il va également mettre son énergie et ses compétences au service des salariés, par une meilleure écoute, une communication plus ciblée et adaptée, et une démarche proactive d’accompagnement.