Le régime fiscal est le principal défi du payroll

Maintenant que SD Worx a intégré onze nouveaux pays dans son Payroll Proficiency Index, le top trois des pays qui gèrent facilement leurs processus payroll a été fortement bousculé. La Pologne l’emporte avec 71,70 %, suivie de près par la Norvège avec 71,20 % et l’Espagne avec 70,49 %.

L’Allemagne (63,60 %) et le Danemark (63,45 %) sont à la traîne. La France occupe la dernière place du Payroll Proficiency Index, avec 63,06 %. C’est principalement dû à la législation complexe et à son impact sur le calcul salarial.

La complexité de la législation influence en effet grandement le processus payroll. Le bon déroulement des calculs salariaux dépend étroitement de la fréquence et de la rapidité des modifications du droit du travail et des règles d’exception dont les entreprises doivent tenir compte.

En moyenne, 28 % des entreprises européennes affirment que la législation a un impact négatif sur le traitement du payroll. C’est notamment le cas en France (42 %) et en Belgique (42 %), suivis de l’Autriche (32 %), de la Suisse (29 %) et de l’Allemagne (28 %).

Sur le plan de la législation, 57 % des entreprises européennes indiquent qu’elles considèrent le régime fiscal comme le principal défi dans le processus payroll. En outre, le régime de sécurité sociale (52 %), la rapidité des modifications de la législation sociale (48 %) et le nombre d’exceptions et de régimes spéciaux (47 %) posent des défis à divers niveaux. La complexité de la réglementation relative aux composantes salariales (47 %) est également perçue par les personnes interrogées comme un élément pouvant compliquer les processus payroll.

L’Index met également en lumière la complexité administrative des calculs salariaux. Les principaux défis dans ce domaine se situent principalement dans la phase de précalcul, et cela vaut pour presque tous les pays.

C’est surtout l’administration des présences et des absences (comme les heures prestées, les heures supplémentaires...) qui semble constituer un point délicat : 45 % des entreprises placent cet aspect dans leur top 5 des processus les plus complexes. Pourtant, il existe une technologie permettant de gérer cela facilement et celle-ci peut facilement être associée à un logiciel de paie. C’est probablement là que se situe le problème : 42 % éprouvent des difficultés à collecter les données et à accéder à d’autres sources de données ou à les intégrer. L’administration des contrats, l’onboarding et l’offboarding (38 %) et les processus d’expertise (37 %), comme le calcul salarial pour les expatriés, compliquent également le processus d’un calcul salarial souple. L’administration des pensions et des polices d’assurance (36 %), comme une assurance groupe, requiert régulièrement une attention particulière en raison de la complexité. Enfin, une entreprise européenne sur trois rencontre des obstacles dans les processus payroll lorsque le département payroll interprète d’abord lui-même les données avant de les introduire.

Sur le plan technologique, l’accès aux systèmes payroll constitue un défi pour de nombreuses entreprises. Il ressort de l’Index qu’à peine un tiers des entreprises européennes (29 %) n’utilisent que la technologie cloud pour organiser leur payroll. Avec 44 %, les Pays-Bas obtiennent un score largement supérieur à la moyenne, suivis par la Finlande (35 %), le Danemark (33 %) et la Suède (33 %). L’Espagne et la Pologne sont à la traîne, tous deux avec 19 %. Il s’avère toutefois que l’Espagne, tout comme la Norvège, est en train de rattraper son retard en passant d’un logiciel sur site à une technologie cloud.

Un dixième des entreprises interrogées utilisent la combinaison de logiciels cloud et sur site : des logiciels payroll qui tournent sur les serveurs des entreprises proprement dites.

Près de la moitié des entreprises européennes (44 %) utilisent exclusivement des logiciels sur site. En revanche, deux tiers reconnaissent la valeur ajoutée de la technologie sur le coût total du traitement des salaires. Un engagement accru pour la technologie cloud se traduit dès lors par un calcul salarial plus efficace et donc par un coût inférieur.

« L’importance de la technologie dans le processus payroll ne doit pas être sous-estimée », déclare Anne-Lise Demortier, Payroll & HR solutions chez SD Worx. « L’effet de la technologie se fait surtout sentir dans le domaine de la collecte de données et de l’intégration ou de l’accès à d’autres sources de données. D’où l’importance de la technologie cloud. La technologie joue en outre un rôle important pour répondre à la demande croissante de flexibilité. À mesure que la standardisation diminue et que les possibilités de personnalisation augmentent pour les collaborateurs, le calcul salarial devient plus compliqué. Il est d’ores et déjà positif que la technologie aide les entreprises à cet égard. »

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